AVG

Stichting Zienderogen
Het Sterrekroos 11
8064 HT. Zwartsluis

Telefoon:+31651094572
Email: info@stichtingzienderogen
IBAN: NL20INGB0001020100
KVK: 41227456

datum: 25 mei 2018
Auteur: R.Bos / M.de Vecht
V 1.2

AVG Dossier

Inleiding

Het dossier bestaat uit meerdere documenten:

Register verwerking;
Privacy verklaring;
Beleid rondom continuïteit;
Aanstelling Functionaris Gegevensbescherming.

Register verwerking

In dit dossier is vastgelegd hoe Stichting Zienderogen omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens, met welke instanties de gegevens worden gedeeld en waarom en hoe hiervoor de toestemming van de betrokkenen is geregeld. Ook is de privacyverklaring van de stichting in dit dossier opgenomen en staat beschreven hoe de privacyverklaring onder de aandacht wordt gebracht van allen die met de stichting te maken hebben. Deelnemers melden zich aan via onze website. Op de site staat een inschrijfformulier. De velden die strikt noodzakelijk zijn en die verder zijn uitgewerkt in dit protocol staan met een * aangegeven. Al deze gegevens worden bewaard in de database van de website. ( op dit moment Wordpress) Onze website is www.Stichtingzienderogen.nl. Stichting Zienderogen hanteert het volgende systeem voor de vastlegging van persoonsgegevens.

A. Inschrijvingen deelnemers/leden

Aanmelddatum
Evenement/ Reisgegevens
Naam
Straat en huisnummer, postcode, woonplaats
Geslacht
Geboortedatum
E-mailadres
Telefoon/ mobiel
Motivatie/ CV
Beroep/ functie
Paspoort gegevens.
Calimiteit gegevens
Vluchtgegevens
Donatie ogen
Inslijpers
Rekeningnummers bij de donaties

Wij verlenen toestemming voor het maken van foto’s tijdens evenementen, reizen. Deze foto’s mogen gedeeld worden op onze website. Wij verlenen toestemming voor het maken van foto’s tijdens evenementen reisverslagen. Deze foto’s mogen gedeeld worden Facebook en Twitter.

Aanmelddatum: Deze informatie wordt gebruikt om bij te veel inschrijvingen de mogelijkheid te hebben om volgens de volgorde van inschrijvingen te werken.

Evenement Reisverslagen: Deze informatie wordt gebruikt om de missieleden bij de juiste activiteit in te delen.

Naam: Deze informatie wordt gebruikt om een aanwezigheidslijst te maken, en de missieleden te kunnen indelen.

Straat en huisnummer: Is noodzakelijk i.v.m. het leggen van contact en delen van informatie

Postcode: Is noodzakelijk i.v.m. het leggen van contact en delen van informatie

Geslacht: Is noodzakelijk i.v.m. correctie aanspreking in de communicatie

Geboortedatum: Is noodzakelijk om zeker te weten dat bij communicatie de juiste persoon wordt aangesproken.

E-mailadres:. Is noodzakelijk ivm het leggen van contact en delen van informatie

Motivatie: Deze informatie wordt gebruikt om in te kunnen schatten of we de juiste deelnemers een evenement kunnen aanbieden. Deelnemers betalen niets voor een evenement en wij controleren geen status en of saldo. De motivatie is voor ons dus essentieel om intern de juiste keuzes te kunnen maken.

Wij verlenen toestemming voor het maken van foto’s tijdens evenementen. Deze foto’s mogen gedeeld worden op onze website. In geval van toestemming delen we enkele foto’s op onze website.

B. Inschrijvingen nieuwsbrief - aanmelding voor een missie

Voornaam
Achternaam
E-mailadres
Beroep
CV
Paspoortgegevens
Calamiteitengegevens
Vluchtgegevens

Voornaam (optioneel): Deze informatie wordt gebruikt om de nieuwsbrief persoonlijk te maken.

Achternaam (optioneel): Deze informatie wordt gebruikt om de nieuwsbrief persoonlijk te maken

E-mailadres: Deze informatie wordt gebruikt om de nieuwsbrief te kunnen versturen via mail. Plus uitnodigen voor een geplande missie

Beroep: Noodzakelijk ivm het juist indelen bij een missie

CV: Noodzakelijk ivm het juist indelen bij een missie

Paspoortgegevens: Noodzakelijk ivm het bestellen van een vliegticket voor een missie

Calamiteiten: gegevens telefoonnummers van derden, ingeval van noodgevallen.

Vluchtgegevens: Noodzakelijk ivm het bestellen van een vliegticket voor een missie

In de nieuwsbrief zit een optie om je op ieder moment af te melden. Al deze gegevens worden bewaard in de database van de website. Onze website www.Stichtingzienderogen.nl

C. Gegevens donateurs en sponsors

Voornaam
Achternaam
Adres, woonplaats
E-mailadres
Donatie overeenkomst / Betaalovereenkomst/ automatische incasso

Voornaam: Deze informatie wordt gebruikt op de sponsorovereenkomst en wordt enkel en alleen gebruikt voor deze overeenkomst

Achternaam: Deze informatie wordt gebruikt op de sponsorovereenkomst en wordt enkel en alleen gebruikt voor deze overeenkomst

Adres, woonplaats: Deze informatie wordt gebruikt op de sponsorovereenkomst en wordt enkel en alleen gebruikt voor deze overeenkomst

E-mailadres: Het email adres wordt alleen gebruikt aan het einde van een overeenkomst. Wij zullen de donateurs en sponsors dan via email benaderen om de overeenkomst te beëindigen of te verlengen.

Donatie overeenkomst: We werken met een zogenaamde sponsovereenkomst. In deze overeenkomst komen stichting Zienderogen en de sponsor een sponsorbedrag en periode overeen.

Na aanmelding sturen wij een factuur en bewaren adres en betaalgegevens voor de periode die nodig is voor de administratieve verantwoording. De penningmeester maakt iedere maand een back-up van de systemen. Deze back-up staat op een losse schijf die wordt bewaard samen met de ondertekende formulieren in een afsluitbare lade bij onze penningmeester.

D. Gegevens vrijwilligers / bestuurders

Voornaam
Achternaam
Mobiel telefoonnummer
Foto’s op website
Geheimhouding getekend

Akkoord met de gegevens op de website Geplaatste Foto’s op de website

Voornaam: Deze informatie wordt alleen gebruikt in de draaiboeken van onze evenementen. Het is belangrijk dat we elkaar kunnen bereiken in voorbereiding en tijdens onze evenementen.

Achternaam: Deze informatie wordt alleen gebruikt in de draaiboeken van onze evenementen. Het is belangrijk dat we elkaar kunnen bereiken in voorbereiding en tijdens onze evenementen.

Mobiel telefoonnummer: Deze informatie wordt alleen gebruikt in de draaiboeken van onze evenementen. Het is belangrijk dat we elkaar kunnen bereiken tijdens de voorbereidingen en tijdens onze evenementen, reizen.

Geheimhouding: Is door ieder bestuurslid getekend.

Foto’s en persoonsgegevens op de website:

Tijdens de missies kunnen foto’s worden gemaakt. Deze foto’s kunnen wij, bij permissie, delen op onze website, Facebookpagina of Twitterpagina

De draaiboeken worden beheerd op een PC bij bestuurder Web beheerder.

Web beheerder. maakt iedere maand een backup van de systemen. De backup staat op een losse schijf die wordt bewaard in een afsluitbare lade.

E. Aanvullende informatie

Vlak voor een evenement/ Reis zullen wij de deelnemers via e-mail benaderen om ons belangrijke-, medische- en andere gegevens te verschaffen die noodzakelijk zijn. Te denken valt aan allergie, medicatie enz. Deze gegevens worden opgenomen in het draaiboek. Dit draaiboek wordt beheerd op een PC bij bestuurder web beheerder maakt iedere maand een back-up van de systemen. De back-up staat op een losse schijf die wordt bewaard in een afsluitbare lade. Bij de web beheerder

Privacyverklaring

Stichting Zienderogen legt gegevens vast zoals naam, adres, woonplaats, emailadres en overige gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van onze activiteiten. Ook leggen wij gegevens vast (naam, adres, woonplaats, emailadres) die nodig zijn voor het donateurschap of het verwerken van een eenmalige gift. Wij verstrekken geen gegevens aan partijen en diensten. In uitzonderlijke gevallen zullen de noodzakelijke gegevens afgegeven worden op papier. Na afloop zullen we deze gegevens terugvragen. Uw e-mailadres wordt uitsluitend gebruikt om u te informeren over activiteiten van Stichting Zienderogen. Dit kan zowel persoonlijk zijn als met een gezamenlijke nieuwsbrief. Bij een gezamenlijke mailing zijn de mailadressen niet te zien. Na afloop van een evenement zullen we de informatie zoals deze zijn gegeven via het inschrijfformulier verwerken in een excel spreadsheet. Stichting Zienderogen zorgt voor een goede en passende technische en fysieke beveiliging van de aan haar toevertrouwde persoonsbestanden. is als bestuurslid belast met deze privacytaak

Beleid rondom continuïteit

De spreadsheet inschrijvingen deelnemers wordt lokaal beheerd op een PC bij bestuurder web beheerder maakt iedere maand een backup van de systemen.
De backup staat op een losse schijf die wordt bewaard in een afsluitbare lade.
Oude gegevens uit de tijd van Jacques Tuinder (valt onder oud archief)

Toezichthouder

De AVG beschrijft het aanstellen van een onafhankelijke toezichthouder. Voor kleine organisaties en stichtingen is zo’n functionaris niet verplicht, vooral als er geen bijzondere persoonsgegevens zijn opgeslagen of grootschalig verwerkt worden, Bij een kleine stichting zou de privacytaak belegd kunnen worden bij één bestuurslid, liefst degene die veel met de gegevens werkt. Voor stichting Zienderogen is dit de secretaris